Técnicas de administración del tiempo por Dennis Mortensen, CEO de x.ai, un asistente personal basado en inteligencia artificial AI que planifica tus reuniones.
Para muchos fundadores de startups, los días de 14 horas son necesarios no sólo para lograr que sus empresas crezcan, también son como insignias de honor, pruebas de que se merecen el éxito. El tiempo es el enemigo. Para ganar, necesitas conquistarlo. Sin embargo, en la vida diaria, tal vez te parezca como si estuvieras perdiendo batalla tras batalla, con muy pocas horas para terminar todo el trabajo.
Conozco esta sensación perfectamente porque toda mi vida he sido un emprendedor. Pero también sé que esa impresión de estar siempre corto de tiempo no es algo que debas aceptar como un hecho, aún cuando trabajas sin descanso para hacer realidad tu visión. Aquí te muestro algunas técnicas eficaces para administrar tu tiempo.
Cómo manipular el tiempo para nuestra propia ventaja evolutiva
Algunos estudios recientes sugieren que para poder percibir eventos en el tiempo se requiere de toda una gimnasia neurológica bastante complicada porque nuestros sentidos funcionan a diferentes velocidades.
En el ensayo titulado "Brain Time", el neurocientífico David Eagleman describe el problema: "El cerebro debe compensar las diferencias de velocidad en y entre sus varios canales sensoriales para poder determinar la relación temporal entre elementos en el mundo." A pesar de la complejidad que representa el procesamiento de estímulos con diferentes velocidades de actividad cerebral, nosotros logramos realizar esta hazaña miles, si no es que millones, de veces al día con un extraordinario grado de exactitud.
Si le creemos a Eagleman, no sería tan descabellado concluir que hacer mapas temporales de nuestras actividades nos da una ventaja evolutiva. De hecho, nuestro cerebro se ha vuelto muy bueno para hacer esto; sin embargo, el tiempo no es lo que parece. El tiempo es un artefacto perceptual, no más "real" que el color azul o un do bemol, lo que sugiere que existen otras maneras de experimentar el tiempo.
Tiempo, tecnología y un poco de malabares
Bueno, pero a todo esto, ¿no se supone que la vida se está acelerando? ¿No se supone que la tecnología está afectando a nuestros cerebros de nuevas aunque también incómodas maneras? Después de todo, nuestros cerebros evolucionaron para escapar de los leones en la sabana, no para cazar clientes en la slipstream digital.
Pero no tan rápido. Esta noción de que la tecnología ha ido acelerando la vida hasta ritmos insoportables, es una idea que existe por lo menos desde el siglo 19, así que no es una idea específica de nuestro frenético siglo 21. Algunos consideran que esta percepción de que la tecnología está rebasando la escala del tiempo humana es un sello distintivo de la modernidad misma.
La percepción del tiempo depende de malabares de alto nivel neurológico. Y el sentimiento de agobio que experimentamos por la velocidad de la vida ha sido una constante por lo menos desde hace dos siglos. La solución entonces no puede ser solamente usar más tecnología o gestionar tus listas de pendientes más eficientemente (aunque las dos definitivamente ayudan). La solución se resume entonces, en cambiar tu percepción del tiempo - lo que nos lleva a la siguiente pregunta: ¿cómo se puede hacer esto para ayudarte a mejorar tu administración del tiempo?
Herramientas de gestión del tiempo: cómo aplicarlas
Algunas de las técnicas de administración del tiempo que pueden contrarrestar el estado crónico de escasez de tiempo (estado muy familiar para cualquier fundador de startup, o realmente para casi cualquier especialista del siglo 21) son muy pragmáticas. Algunas, paradójicamente, requieren un poco más de tiempo y esfuerzo.
Vamos a ver primero las "más" fáciles.
1) Bandeja de entrada 0. Soy muy disciplinado con respecto de esto. Todas las noches vacío mi bandeja de entrada. (Y una vez que lo hago, no abro mi bandeja de entrada al azar; cuando acabé, ¡acabé!) En parte puedo hacer esto porque vacío la bandeja de entrada sin reparos. Nunca utilizo correos electrónicos recibidos como recordatorios. En vez de eso, agrego recordatorios sobre los pendientes que necesito acabar en fechas específicas en mi calendario. Para tareas que no tienen plazos inmediatos, hago un documento de Google llamado "Por hacer". Sé que nada de esto es particularmente innovador. El verdadero truco es lograr llegar a 0 correos en la bandeja de entrada. Así sabes que lo podrás volver a hacer después.
2)Tener un calendario completo y adecuado. Todo lo que necesito hacer lo puedo encontrar en mi calendario - desde reuniones ejecutivas con mi equipo hasta lecciones de baile con mi hija. Esto elimina el estrés cognitivo de tener que recordar todo lo que se supone tendría que estar haciendo durante el día. Ahora es obligación del calendario recordarme y ¡así no lo tengo que hacer yo! Yo agrego todo. Incluso agrego eventos espontáneos, como prometerle a un amigo hacerle una llamada hasta mi hogar en Dinamarca esa misma tarde. De esta manera también puedo saber cuándo tengo tiempo libre, lo que me ayuda bastante a administrar mejor mi tiempo.
3) Mantengo listados de ideas. Cualquier idea que tenga, desde una idea genial hasta una chafa va en esa lista. No tengo que desarrollar esas ideas en ese preciso momento, pero podrían ayudar a inspirar un futuro emprendimiento, o darle forma a mis planes de "retiro", o puede ser simplemente una idea sobre cómo impresionar a una potencial nueva contratación para x.ai cuando alcancemos una meta.
4) Dependo de nuestro asistente personal de IA para programar todos mis juntas, lo que me ayuda muchísimo con el número 2.
Estos simples pasos sirven para cumplir una meta mucho más grande: despejar mi mente de toda la basura inservible. Despliego todas mis herramientas principales -bandeja de entrada, listas y calendarios con ayuda de Amy- para despejar mi mente. Cuando sabes que tu bandeja de entrada está vacía, que tus reuniones están siendo atendidas y grabadas correctamente, que todas tus ideas están siendo almacenadas y que no van a desaparecer cuando pienses en una nueva idea, puedes permitirte pensar, realmente pensar, y entonces el tiempo se expande.
Una gestión eficaz del tiempo, ¡tan simple como una caminata por el parque!
Existe una técnica de administración del tiempo adicional que yo utilizo para tener más tiempo. Atravieso todo Manhattan a pie, lo que me toma menos de tres horas. Sin iPhone, sin música, sin tecnología, sólo yo y la ciudad. No hay nada más que hacer que reflexionar sobre los retos a los que me estoy enfrentando y dejar que mi mente disfrute del paisaje. Mi objetivo es hacer esta caminata una vez por semana.
La ciencia dice que caminar funciona. Un estudio reciente de Stanford mostró que caminar incrementa la creatividad, duplicando incluso el número de respuestas creativas en algunos de los experimentos. Cuando tu pensamiento creativo aumenta realmente lo que significa es que caminando obtienes más en la misma cantidad de tiempo. Y el efecto persiste aún después de haber terminado la caminata.
No necesariamente necesitas recorrer toda la ciudad para conquistar al tiempo. Cualquier forma de meditación libre de interrupciones es suficiente. Meditar durante 20 minutos al día mientras llegas o vas al trabajo es suficiente para despejar tu mente sin tener que hacer caminatas tan largas como las mías. Bono: las personas que meditan perciben el tiempo diferente; para ellos el tiempo pasa más lentamente, que es otra manera de decir que tienes más tiempo.
Cuando utilizo estas herramientas de gestión del tiempo, rara vez me siento presionado por el tiempo, a pesar de estar ocupado construyendo un agente autónomo de IA con un equipo de 93 personas.
Fuente: Trello